इसके अंतर्गत जितने भी ऑप्शन हैं। वह सभी के सभी फाइल से सम्बन्धित हैँ। जैसे नई
फाइल तैयार करना। सेव की हुई फाइल खोलना। खुली हुई फाइल सेव करना। दुसरे
प्रोग्राम से फाइल भेजना आदि उप्लब्ध हैँ।
New:- (Ctrl+N)--- इस Option का इस्तेमाल नई file खोलने के लिए करते हैं।
Open:- (Ctrl+O)--- इसआप्शन से Save की हुई फ़ाइल को खोल सकते हैं।
( यानि जो फ़ाइल आपने पहले ही किसी नाम से बना राखी है। उस फ़ाइल को दोबारा खोलने के लिए इस आप्शन पर click करने से नीचे
दिखाया गया डायलॉग बॉक्स दिखायेगा।
Look in के Drop Down list से उस ड्राइव या डायरेक्टरी को Select करें जिसमे फ़ाइल उपस्थित है। नीचे window में फाइलों के नाम
दिखाई देंगे उन फाइलों में किसी एक को select करके open button पर क्लिक करें। या फिर उस नाम पर Double click करें। या फिर
फ़ाइल नाम के बॉक्स में उस फ़ाइल का नाम लिख कर Open button पर क्लिक करें जिसको खोलना है।
File of Type के Drop down list से जिस प्रकार की फ़ाइल खोलनी है उसे सेलेक्ट करें। और अगर हर प्रकार की फ़ाइल के नाम को
Window में देखना चाहते हैं। तो उसी drop down list से All file select करें।)
Close:- (Ctrl+F4)---खुली हुई फ़ाइल को बंद करने के लिए इसका इस्तेमाल करते हैं।
(नोट- अगर खुली हुई फ़ाइल में किसी प्रकार का बदलाव किया गया है। तो इसे बंद करते समय Computer Seve करने के लिए Yes\No का आप्शन दिखायेगा। yes करने से किया गया बदलाव save हो जायेगा। और No करने से बिना save करे पुराने रूप में ही बंद हो जायेगी।)
Save:- (Ctrl+S)---खुली हुई फ़ाइल को save करने के लिए इस option का इस्तेमाल करते हैं।
(नोट- अगर फ़ाइल नै है तो Save पर Click करते ही Dialog box खुलेगा। Look in के Drop Down list से उस ड्राइव या डायरेक्टरी को Select करें जिसमे फ़ाइल save करनी है। उसके बाद फ़ाइल नाम के बॉक्स में नया नाम लिखें। और save as type के drop down list से उस अंदाज़ को सेलेक्ट करें जिस प्रकार की फ़ाइल बनानी है। इसके बाद save पर click करें फ़ाइल Save हो जायेगी।)
Save As:- (Ctrl+Alt+S)--खुली हुई फ़ाइल की कॉपी किसी दुसरे नाम से तैयार कर सकते हैं। नयी बन्ने वाली फ़ाइल खुल जायेगी। और पुराणी फ़ाइल बंद हो जायेगी।
Save As Web Page:- इस option के द्वारा Internet (HTML) की फ़ाइल बनाकर save कर सकते है।
Save Workspace :- इस ऑप्शन की सहायता से एक से ज़्यादा खुली हुए फाइल को किसी दुसरे नाम से save कर सकते हैं। ताकि जब भी इस नाम पर क्लिक करें तो सभी फाइल जिनकों आपने इस नाम से save किया है। एक साथ खुल जाएँ।
(फायदा :- इसका फायदा यह है कि आप एक साथ कई फाइल खोलकर कभी इस फ़ाइल और कभी उस file मे काम कर रहे हैं। कि अचानक कंप्यूटर बंद करने की ज़रुरत पड़ गयी। अब जब दोबारा कंप्यूटर खोलते हैं तो यह याद नहीं कि किन किन फाइल्स को खोल रखा था। अतः इस परेशानी से बचने के लिये शुरु मे जिन जिन फाइल्स मे काम करना है उन सभी फाइल को को खोल कर save workspace ऑप्शन की सहायता से सभी फाइल को किसी नाम से सेव कर लें। अब जब भी ओपन ऑप्शन की सहायता से इस नाम पर क्लिक करेंगे वह सभी फाइल खुल जायेंगी।)
File Search :- इसका उपयोग किसी भी शब्द के बारे में जानने के लिए करते हैं। कि यह कितनी फाइलों में है।
(तरीका- इस पर क्लिक करते ही दायीं तरफ task pane आएगा। जिसमे search text के बॉक्स में वह शब्द लिखें और search in के drop down list से उस Drive directory का चयन करें। जिसमे उपस्तिथ फ़ाइल को खोलना है। इसके बाद result should be drop down list से फ़ाइल टाइप का चयन करें और Go button पर click करें। उन सभी फाइलों के नाम दिखाई देंगे जिसमे यह शब्द उपस्थित होगा। जैसा कि search task pane में फ़ाइल का नाम दिखाई दे रहा है।
Permission:- इसके अंतर्गत उपस्थित option के द्वारा कुछ खास लोगों को Document को देखने और उसमे बदलाव करने से सम्बंधित अनुमति दे सकते हैं।और दिए गए अनुमति को ख़त्म करना चाहें तो ख़त्म कर सकते हैं।
तरीका- File menu में permission option के अंतर्गत Do not distribute पर Click करें। permission नाम का dialog box आजायेगा। जिसमे Restrict Permission to this <file type> के check box पर क्लिक करें। इसके बाद read और change के बॉक्स में उस व्यक्ति का नाम और e-mail address लिखें जिसे permission देना चाहते हैं। इसके बाद अपने डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए ok करें। ताकि जिन्हें हमने distribute किया है उन्हें permission मिल जाये।
(नोट- इस आप्शन का उपयोग (IRM) Information Right Management के द्वारा कर सकते हैं। क्यों कि यह sensitive document and email message को अनधिकृत व्यक्तिओं के द्वारा Forward और copy करने से रोकता है।)
Web Page Preview:- इस आप्शन के द्वारा खुली हुई फ़ाइल को .html फ़ाइल बना कर internet explorer में देख सकते हैं।
Page Setup :- इस ऑप्शन की सहायता से प्रिंट करने से पहले सेटिंग करते है। ताकि जब इस पेज को कागज की तरह प्रिंटर से प्रिंट करें। तो पेज कोई भाग कट न जाए इस ऑप्शन पर क्लिक करते हि डायलॉग बॉक्स खुलेंगे जीसमे कुछ टैब बटन हैँ। जो यहां दिए गए हैं।
1-Page : इस tab button पर क्लिक कर के पेज का साइज़ और दिशा जैसे लम्बाई मे चाहिए य चौड़ाई मे ईसको set करते हैँ। नोट- आमतौर पर पेज का साइज़ A4 रखते हैं।
2- Margins :- इसमें पेज के चारों तरफ जगह छोड़ सकते हैं।
3- Header/Footer :- इस टैब बटन पर क्लिक करके पेज के उपर नीचे पेज नंबर, समय तारिख आदि ला सकते हैं। इसका विस्तार view menu मे देखेँ।
4- Sheet :- इस टैब बटन पर क्लिक करके उतने भाग को सलेक्ट कर सकते हैं। जितने भाग को प्रिंट करना है। इसी तरह कॉलम और रो की line और column और row की heading को प्रिंट कर सकते हैं।
Print Area :- इस ऑप्शन की सहायता शीट मे print करने के लिये क्षेत्र सेलेक्ट कर सकते हैं। कि जब भी इस क्षेत्र के अंदर कोइ भी चीज लिखें सिर्फ़ वही प्रिंट हो। बाकि नहीं। इस ऑप्शन के अंतर्गत दो ऑप्शन हैं।
1- Set Print Area :- शीट मे जिस भाग को प्रिन्ट करना चाहते हैं। सिर्फ उस भाग को सेलेक्ट करें। इसके बाद इस ऑप्शन पर क्लिक करें। सिलेक्शन के चारों तरफ डैश स्टाइल मे बॉर्डर आ जायेगा। अब जो कुछ उस क्षेत्र के अन्दर उपस्थित होगा। सिर्फ वही प्रिंट होगा। इसके अलावा नहीं।
2- Clear Print :- इस ऑप्शन की सहायता से प्रिंट करने के लिये सेट किये गये क्षेत्र को खत्म कर सकते हैं। अब पुरे पेज प्रिंट करेगा।
Print Preview :- प्रिंट से पहले अपने पृष्ठ को देखने के लिए। कि प्रिंट कैसा आएगा, इस आप्शन का उपयोग करते हैं।
Print (Ctrl+P) :- इसके द्वारा खुली हुई फ़ाइल को प्रिंट करते हैं।
Send to :- इसके अंतर्गत उपस्थित option से द्वारा internet पर अपनी फ़ाइल भेज सकते हैं। जिसमे सबसे नीचे Microsoft Power point है। इसके द्वारा उपस्थित फ़ाइल को पॉवरपॉइंट में भेज सकते हैं। जो कि MS Office के प्रोग्राम में से एक प्रोग्राम है।
Properties:- इस में अपनी फ़ाइल से संबंधित सभी जानकारी लिखते हैं। इस पर क्लिक करते ही निम्नलिखित property bar दिखेगा। जिसमे फ़ाइल से सम्बंधित Details उपस्थित होंगी। इस के अलावा अगर आप फ़ाइल से सम्बंधित संक्षिप्त जानकारी लिखना चाहें तो Summary Button पर क्लिक करके लिख सकते हैं। इसके अलावा इसमें उपस्थित tab button पर क्लिक करके फ़ाइल से सम्बंधित जानकारी हासिल कर सकते हैं।
Exit:- इसके द्वारा प्रोग्राम को बंद कर सकते हैं।
(नोट-अगर फ़ाइल Save नहीं है तो फ़ाइल बंद करने से पहले Save करने का option आएगा।)
फाइल तैयार करना। सेव की हुई फाइल खोलना। खुली हुई फाइल सेव करना। दुसरे
प्रोग्राम से फाइल भेजना आदि उप्लब्ध हैँ।
New:- (Ctrl+N)--- इस Option का इस्तेमाल नई file खोलने के लिए करते हैं।
Open:- (Ctrl+O)--- इसआप्शन से Save की हुई फ़ाइल को खोल सकते हैं।
( यानि जो फ़ाइल आपने पहले ही किसी नाम से बना राखी है। उस फ़ाइल को दोबारा खोलने के लिए इस आप्शन पर click करने से नीचे
दिखाया गया डायलॉग बॉक्स दिखायेगा।
Look in के Drop Down list से उस ड्राइव या डायरेक्टरी को Select करें जिसमे फ़ाइल उपस्थित है। नीचे window में फाइलों के नाम
दिखाई देंगे उन फाइलों में किसी एक को select करके open button पर क्लिक करें। या फिर उस नाम पर Double click करें। या फिर
फ़ाइल नाम के बॉक्स में उस फ़ाइल का नाम लिख कर Open button पर क्लिक करें जिसको खोलना है।
File of Type के Drop down list से जिस प्रकार की फ़ाइल खोलनी है उसे सेलेक्ट करें। और अगर हर प्रकार की फ़ाइल के नाम को
Window में देखना चाहते हैं। तो उसी drop down list से All file select करें।)
Close:- (Ctrl+F4)---खुली हुई फ़ाइल को बंद करने के लिए इसका इस्तेमाल करते हैं।
(नोट- अगर खुली हुई फ़ाइल में किसी प्रकार का बदलाव किया गया है। तो इसे बंद करते समय Computer Seve करने के लिए Yes\No का आप्शन दिखायेगा। yes करने से किया गया बदलाव save हो जायेगा। और No करने से बिना save करे पुराने रूप में ही बंद हो जायेगी।)
Save:- (Ctrl+S)---खुली हुई फ़ाइल को save करने के लिए इस option का इस्तेमाल करते हैं।
(नोट- अगर फ़ाइल नै है तो Save पर Click करते ही Dialog box खुलेगा। Look in के Drop Down list से उस ड्राइव या डायरेक्टरी को Select करें जिसमे फ़ाइल save करनी है। उसके बाद फ़ाइल नाम के बॉक्स में नया नाम लिखें। और save as type के drop down list से उस अंदाज़ को सेलेक्ट करें जिस प्रकार की फ़ाइल बनानी है। इसके बाद save पर click करें फ़ाइल Save हो जायेगी।)
Save As:- (Ctrl+Alt+S)--खुली हुई फ़ाइल की कॉपी किसी दुसरे नाम से तैयार कर सकते हैं। नयी बन्ने वाली फ़ाइल खुल जायेगी। और पुराणी फ़ाइल बंद हो जायेगी।
Save As Web Page:- इस option के द्वारा Internet (HTML) की फ़ाइल बनाकर save कर सकते है।
Save Workspace :- इस ऑप्शन की सहायता से एक से ज़्यादा खुली हुए फाइल को किसी दुसरे नाम से save कर सकते हैं। ताकि जब भी इस नाम पर क्लिक करें तो सभी फाइल जिनकों आपने इस नाम से save किया है। एक साथ खुल जाएँ।
(फायदा :- इसका फायदा यह है कि आप एक साथ कई फाइल खोलकर कभी इस फ़ाइल और कभी उस file मे काम कर रहे हैं। कि अचानक कंप्यूटर बंद करने की ज़रुरत पड़ गयी। अब जब दोबारा कंप्यूटर खोलते हैं तो यह याद नहीं कि किन किन फाइल्स को खोल रखा था। अतः इस परेशानी से बचने के लिये शुरु मे जिन जिन फाइल्स मे काम करना है उन सभी फाइल को को खोल कर save workspace ऑप्शन की सहायता से सभी फाइल को किसी नाम से सेव कर लें। अब जब भी ओपन ऑप्शन की सहायता से इस नाम पर क्लिक करेंगे वह सभी फाइल खुल जायेंगी।)
File Search :- इसका उपयोग किसी भी शब्द के बारे में जानने के लिए करते हैं। कि यह कितनी फाइलों में है।
(तरीका- इस पर क्लिक करते ही दायीं तरफ task pane आएगा। जिसमे search text के बॉक्स में वह शब्द लिखें और search in के drop down list से उस Drive directory का चयन करें। जिसमे उपस्तिथ फ़ाइल को खोलना है। इसके बाद result should be drop down list से फ़ाइल टाइप का चयन करें और Go button पर click करें। उन सभी फाइलों के नाम दिखाई देंगे जिसमे यह शब्द उपस्थित होगा। जैसा कि search task pane में फ़ाइल का नाम दिखाई दे रहा है।
Permission:- इसके अंतर्गत उपस्थित option के द्वारा कुछ खास लोगों को Document को देखने और उसमे बदलाव करने से सम्बंधित अनुमति दे सकते हैं।और दिए गए अनुमति को ख़त्म करना चाहें तो ख़त्म कर सकते हैं।
तरीका- File menu में permission option के अंतर्गत Do not distribute पर Click करें। permission नाम का dialog box आजायेगा। जिसमे Restrict Permission to this <file type> के check box पर क्लिक करें। इसके बाद read और change के बॉक्स में उस व्यक्ति का नाम और e-mail address लिखें जिसे permission देना चाहते हैं। इसके बाद अपने डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए ok करें। ताकि जिन्हें हमने distribute किया है उन्हें permission मिल जाये।
(नोट- इस आप्शन का उपयोग (IRM) Information Right Management के द्वारा कर सकते हैं। क्यों कि यह sensitive document and email message को अनधिकृत व्यक्तिओं के द्वारा Forward और copy करने से रोकता है।)
Web Page Preview:- इस आप्शन के द्वारा खुली हुई फ़ाइल को .html फ़ाइल बना कर internet explorer में देख सकते हैं।
Page Setup :- इस ऑप्शन की सहायता से प्रिंट करने से पहले सेटिंग करते है। ताकि जब इस पेज को कागज की तरह प्रिंटर से प्रिंट करें। तो पेज कोई भाग कट न जाए इस ऑप्शन पर क्लिक करते हि डायलॉग बॉक्स खुलेंगे जीसमे कुछ टैब बटन हैँ। जो यहां दिए गए हैं।
1-Page : इस tab button पर क्लिक कर के पेज का साइज़ और दिशा जैसे लम्बाई मे चाहिए य चौड़ाई मे ईसको set करते हैँ। नोट- आमतौर पर पेज का साइज़ A4 रखते हैं।
2- Margins :- इसमें पेज के चारों तरफ जगह छोड़ सकते हैं।
3- Header/Footer :- इस टैब बटन पर क्लिक करके पेज के उपर नीचे पेज नंबर, समय तारिख आदि ला सकते हैं। इसका विस्तार view menu मे देखेँ।
4- Sheet :- इस टैब बटन पर क्लिक करके उतने भाग को सलेक्ट कर सकते हैं। जितने भाग को प्रिंट करना है। इसी तरह कॉलम और रो की line और column और row की heading को प्रिंट कर सकते हैं।
Print Area :- इस ऑप्शन की सहायता शीट मे print करने के लिये क्षेत्र सेलेक्ट कर सकते हैं। कि जब भी इस क्षेत्र के अंदर कोइ भी चीज लिखें सिर्फ़ वही प्रिंट हो। बाकि नहीं। इस ऑप्शन के अंतर्गत दो ऑप्शन हैं।
1- Set Print Area :- शीट मे जिस भाग को प्रिन्ट करना चाहते हैं। सिर्फ उस भाग को सेलेक्ट करें। इसके बाद इस ऑप्शन पर क्लिक करें। सिलेक्शन के चारों तरफ डैश स्टाइल मे बॉर्डर आ जायेगा। अब जो कुछ उस क्षेत्र के अन्दर उपस्थित होगा। सिर्फ वही प्रिंट होगा। इसके अलावा नहीं।
2- Clear Print :- इस ऑप्शन की सहायता से प्रिंट करने के लिये सेट किये गये क्षेत्र को खत्म कर सकते हैं। अब पुरे पेज प्रिंट करेगा।
Print Preview :- प्रिंट से पहले अपने पृष्ठ को देखने के लिए। कि प्रिंट कैसा आएगा, इस आप्शन का उपयोग करते हैं।
Print (Ctrl+P) :- इसके द्वारा खुली हुई फ़ाइल को प्रिंट करते हैं।
Send to :- इसके अंतर्गत उपस्थित option से द्वारा internet पर अपनी फ़ाइल भेज सकते हैं। जिसमे सबसे नीचे Microsoft Power point है। इसके द्वारा उपस्थित फ़ाइल को पॉवरपॉइंट में भेज सकते हैं। जो कि MS Office के प्रोग्राम में से एक प्रोग्राम है।
Properties:- इस में अपनी फ़ाइल से संबंधित सभी जानकारी लिखते हैं। इस पर क्लिक करते ही निम्नलिखित property bar दिखेगा। जिसमे फ़ाइल से सम्बंधित Details उपस्थित होंगी। इस के अलावा अगर आप फ़ाइल से सम्बंधित संक्षिप्त जानकारी लिखना चाहें तो Summary Button पर क्लिक करके लिख सकते हैं। इसके अलावा इसमें उपस्थित tab button पर क्लिक करके फ़ाइल से सम्बंधित जानकारी हासिल कर सकते हैं।
Exit:- इसके द्वारा प्रोग्राम को बंद कर सकते हैं।
(नोट-अगर फ़ाइल Save नहीं है तो फ़ाइल बंद करने से पहले Save करने का option आएगा।)
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